Nowe SBSy, nowe problemy opiekunów. Dokumentacja.
01.10.2008
Nowe pracownie edycji jesień 2007/wiosna 2008 już działają. Gorące dyskusje na forach i grupach są dowodem ogromu problemów, które pojawiły się w związku z funkcjonowaniem nowych SBSów. W tym materiale pragniemy zwrócić uwagę opiekunów na obowiązki, jakimi obarczone są szkoły w związku z przyjmowaniem nowego sprzętu komputerowego. Większość zaleceń w tym zakresie przekazało MEN i KO. Tutaj zatem znajdziesz informacje o:
- dokumentach, które należy składać do KO
- sposobach dokumentowania i ewidencjonowania sprzętu
- wymaganiach i zaleceniach władz w tym zakresie
- kontrolach i przepisach z tym zwiazanych
Informacja o wykonaniu przez dostawców sprzętu komputerowego zobowiązań gwarancyjnych
W ostatnich dniach kuratoria w związku z pismem Ministerstwa Edukacji Narodowej z dnia 14 maja 2008 roku w sprawie planowanych na rok 2008 kontroli pracowni komputerowych pozyskanych przez szkoły ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego wystosowały stosowne rozporządzenia do wszystkich placówek oświatowych. Czytamy w nich, że szkoły są zobowiązane do przedstawiania informacji o wykonaniu przez dostawców sprzętu komputerowego zobowiązań gwarancyjnych. W związku z tym prosi się o przygotowanie zestawienia wszystkich awarii zgłaszanych serwisantom sprzętu komputerowego.
Zestawienie takie powinno zawierać następujące informacje:
- Numer umowy
- Numer szkoły na liście MEN
- Województwo, Powiat, Gmina
- Nazwa szkoły zgodnie z danymi zawartymi w protokole odbioru pracowni
- Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta
- Ulica, Numer lokalu
- Numer telefonu
- Nazwa urządzenia zgodna z protokołem odbioru pracowni
- Cena jednostkowa zgodnie z protokołem odbioru pracowni
- Data zgłoszenia awarii
- Data przyjęcia zgłoszenia
- Data naprawy
- Czas usunięcia nieprawidłowości licząc od następnego dnia po zgłoszeniu awarii (nie licząc dni wolnych od pracy)
- Czy dostarczono urządzenie zastępcze na czas naprawy?
- Nazwa lub rodzaj dokumentu potwierdzającego zgłoszenie naprawy
- Uwagi
Zestawienie powinno być sporządzone w oparciu o posiadaną przez szkołę dokumentację zgłaszanych awarii. Można wykorzystać do tego załącznik, KO w Łodzi przygotowalo nawet specjalny formularz, który stanowi spore ułatwienie w komunikacji ze szkołami. Ciekawostką tego zestawienia jest umieszczenie formularza braku naprawy gwarancyjnej, co sugeruje konieczność wysyłania również takich informacji. Ponadto określono tam również terminarz wysyłanych zgłoszeń. Czytamy w ogloszeniu:
"Komunikaty o realizacji usług gwarancyjnych należy przekazywać przez cały okres objęty gwarancją w następujących terminach:
- do 15 kwietnia – za okres od 1 stycznia do 31 marca,
- do 15 lipca – za okres od 1 kwietnia do 30 czerwca,
- do 15 października – za okres od 1 lipca do 30 września,
- do 15 stycznia – za okres od 1 października do 31 grudnia.
Jeśli szkoła/placówka posiada kilka pracowni i/lub ICIM oraz w sytuacji wystąpienia kilku napraw, dla każdego przypadku należy wypełnić osobny formularz. Szkoły w których w wymienionym okresie przeprowadzono naprawy gwarancyjne zobowiązane są dodatkowo do przesłania pocztą tradycyjną potwierdzonego pieczęcią szkoły oraz dyrektora wydruku formularza."
Kontrole i dokumentacja
KO w Poznaniu przypomina również o obowiązku przygotowania się szkoły do kontroli związanych z otrzymaną pracownią. Czytamy tam
"W trakcie kontroli dostaw wyposażenia komputerowego do pracowni i bibliotek oczekujemy m.in. prawidłowego dokumentowania udziału szkół w poszczególnych projektach i zgodnego z założeniami wykorzystania sprzętu.
Udział w projekcie powinien być dokumentowany w oddzielnej teczce (opisanej odpowiednim numerem projektu) dla każdego otrzymanego zestawu i obejmować m.in.: materiały informacyjne od czasu przystąpienia do projektu, deklaracje, decyzje, komunikaty, protokoły, świadectwa, licencje itp.. Wskazane jest przechowywanie oryginałów w teczkach w pracowni lub bibliotece a kopii w księgowości.
Przykładowa zawartość skoroszytu (nr projektu zgodny z protokołem odbioru):
• komunikaty i pisma rozpoczynające daną edycję projektu informatycznego;
• deklaracje, informacje składane przez szkołę do kuratorium;
• komunikaty z wynikami postępowania kwalifikacyjnego w kuratorium;
• decyzje potwierdzające zakwalifikowanie szkoły do projektu;
• korespondencja dodatkowa z kuratorium;
• komunikaty i pisma związane ze spotkaniami informacyjno-organizacyjnymi prowadzonymi przez dostawcę sprzętu;
• materiały informacyjne uzyskane na spotkaniach z dostawcą wyposażenia;
• korespondencja od dostawcy (termin instalacji), listy przewozowe;
• protokoły:
- podsystem monitorowania EFS;
- protokół z przeprowadzenia wewnętrznej procedury testowej;
- protokół wykonania instalacji sieciowej (jeżeli sporządzono);
- protokół odbioru wyposażenia;
- ewentualnie protokół niewykonania instalacji i integracji pracowni;
- oświadczenie o przyjęciu darowizny (nieodpłatne przekazanie);
- licencje na oprogramowanie;
• kopia stron z dokumentacji księgowej potwierdzająca zaewidencjonowanie wyposażenia;
• dokumenty potwierdzające przeprowadzenie szkoleń dla nauczycieli;
• inna dokumentacja techniczna (elektryczna, alarmowa);
• protokoły z kontroli zewnętrznych;
• dokumentacja dotycząca zasad świadczenia usług serwisu gwarancyjnego oraz korespondencja w tej sprawie.
Jednocześnie przypominamy:
• szkoła zobowiązała się do korzystania z wyposażenia wyłącznie do celów związanych z działalnością dydaktyczno – wychowawczą. Nie jest dopuszczalne wynajmowanie lub użyczanie wyposażenia w celach zarobkowych. Nie można również udostępniać pracowni bezpłatnie dla firm które organizują szkolenia za odpłatnością uczestników lub ich działalność szkoleniowa jest finansowana z innych źródeł;
• szkoła zobowiązała się, że przez okres minimum pięciu lat od przekazania wyposażenia będzie ono traktowane jako funkcjonalna całość i nie ulegnie rozdzieleniu. Nie wyklucza to możliwości modernizacji sprzętu lub rozbudowy pracowni przy zachowaniu oznaczeń projektu, tj. naklejek z logo Europejskiego Funduszu Społecznego;
• sprzęt i pomieszczenia powinny zostać oznakowane zgodnie z założeniami projektu;
• w dniu odbioru wyposażenia należało zgodnie z przepisami o rachunkowości wprowadzić odpowiednie dane do ewidencji szkolnych;
• skoroszyty z dokumentacją należy przechowywać do 31.12.2013r."
W zbiorach naszego działu Download znajduje sie obszerne opracowanie Piotra Tulskiego (Zasoby teleinformatyczne szkoły) zawierające propozycję całej kartoteki i ksiegi ewidencji sprzetu komputerowego w szkole.
Oznakowania sal i komputerów
1. Sala
2. Komputery naklejka 60x50 mm
Informacje pobrane z:
http://ko.poznan.pl/pub/ftp/edukacja_informatyczna/EFS_sprzet.pdf
http://ko.poznan.pl/pub/ftp/edukacja_informatyczna/EFS_sprzet.pdf
http://www.efs.gov.pl/Promocja+EFS/Promocja+i+logo+EFS.htm
opr. MB
